О группе компаний «ЛУДИНГ».
Группа компаний «ЛУДИНГ» - одно из крупнейших в России специализированных торговых предприятий по продаже алкогольной продукции. Основано в 1993 году.
Компания обладает разветвлённой сетью филиалов в ключевых городах страны: от Калининграда до Якутска работает 21 подразделение группы компаний «Лудинг». В России также работает множество её дистрибьюторов.
Компания разработала собственную систему логистики: доставка продукции клиенту происходит в кратчайшие сроки и с минимальными затратами.
Качество продукции, выпускаемой под маркой «ЛУДИНГ», подтверждено многочисленными наградами крупнейших международных выставок вина и продуктов питания. Напитки из ассортимента «ЛУДИНГ» ежегодно завоевывают высшие призы на конкурсах «Продэкспо» (Москва, Россия), Vinexpo (Бордо), ProWein (Дюссельдорф, Германия), Vinitaly (Верона, Италия), London International Wine Fair (Лондон, Великобритания). Престижные каталоги WineSpectator, WineEnthusiast, GuideHachette, GamberoRossoVinid’Italia и др. также включают вина «ЛУДИНГ» в число своих рекомендаций.
Проблема
К внедрению решений Print Audit подтолкнула экономическая необходимость.
Группа компаний «ЛУДИНГ» имеет сложную географически распределённую IT-инфраструктуру, включающую в себя порядка 1700 рабочих станций. Ситуация с печатью была осложнена: её объемы и стоимость постоянно росли, а предметное понимание того, чем это вызвано, отсутствовало.
Общие затраты на цветную и чёрно-белу печать достигли внушительных показателей.
Руководством была поставлена задача найти эффективный способ контроля печати и выяснить, где именно, на каких принтерах (цветных или ч/б) и какие документы распечатывают сотрудники.
При этом были выявлены основные слабые места:
· Отсутствие инструментов оценки объемов и стоимости печати
· Отсутствие возможности дифференцировать печать различных сотрудников
· Отсутствие централизованного сбора данных по нагрузке на устройства печати
· Отсутствие персональной ответственности за печать в личных целях
· Сложная сетевая и печатная инфраструктура (распределенные офисы с плохими каналами связи, VPN,
локальные и сетевые принтеры)
Решение
В качестве возможного поставщика ПО компания «ЛУДИНГ» рассматривала ведущих вендоров, работающих в сфере оптимизации затрат на печать. В итоге специалисты компании остановили свой выбор на продуктах Print Audit, как наиболее эффективных инструментах контроля и управления заданиями печати.
Продукты Print Audit обеспечивают существенные преимущества в оптимизации процессов печати внутри IT-инфраструктуры любого масштаба: высокую надёжность, простое управление, высокий уровень технической поддержки от поставщика, наличие механизмов инвентаризации и учёта имеющихся принтеров, а также предотвращение утечек конфиденциальной информации.
Внедрение Print Audit занимает мало времени и в самой краткосрочной перспективе решения выходят на полную окупаемость.
Одним из критериев выбора Print Audit была его превосходная масштабируемость и стабильность работы при большом количестве рабочих станций. Иван Василенко, IT-директор ООО «ЛУДИНГ» комментирует это так: «Решения других вендоров стоили дешевле, но в условиях нашей IT-инфраструктуры, они не могли функционировать удовлетворительно. В то же время, PrintAudit смог приятно удивить скоростью и точностью своей работы». Были отмечены и другие преимущества ПО Print Audit:
· Простая и быстрая централизованная установка на рабочие станции - позволила развернуть систему в кратчайшие сроки и во всех филиалах одновременно.
· Удобный интерфейс – администраторам не нужно было детально изучать систему
· Точная и детальная статистика по печати (30 параметров для каждого задания), встроенные отчеты –
позволяют оценить рациональное использование ресурсов печати.
· Низкие системны требования – работает на любом «железе»
· Низкие требования к БД – 1МБ на 2000 заданий печати, не загружает сетевую инфраструктуру
· Техническая поддержка включена в стоимость и предоставляется на весь срок эксплуатации ПО – снимает
вопросы обслуживания системы раз и навсегда.
Процесс
Для начала на корпоративные рабочие станции была установлена тестовая версия PA. Программный модуль Print Audit Analysis позволил быстро провести первичный мониторинг процессов и оценку стоимости печати.
«В течение 15 дней мы собрали статистику печати, за это время стало ясно что мы можем экономить до 15% в год. Мы объявили о внедрении решения сотрудникам» - говорит IT-директор ЛУДИНГ Иван Василенко. - «Развернуть систему на всех корпоративных ПК оказалось возможно всего за 5 дней. Это было тем легче, что мы всегда могли получить необходимые консультации у инженеров технической поддержки поставщика продукции PrintAudit, компании Aflex».
Модуль Print Audit Rulesпозволил компании повсеместно внедрить правила печати. С этого момента все процессы, связанные с печатью стали прозрачны, легко поддаются точному подсчёту и бюджетированию. Сотрудники понимают, что несут ответственность за использование корпоративных ресурсов: объёмы и стоимость печати снизились и стали управляемы.
В связи с ощутимой эффективностью ПО Print Audit, за время использования программы была дописана специальная система отчетности для внутренней системы 1С.
«Мы полностью решили вопрос оптимизации заданий и стоимости печати в нашей компании. Приятно наблюдать, как программное обеспечение Print Audit легко и эффективно выполняет работу, которую было крайне неудобно осуществлять силами системных администраторов – мы экономим время, которое используем для решения других насущных задач» - говорит Иван Василенко.
Результаты
Краткий итоговый отчёт после 3-х месяцев использования системы Print Audit:
· Охвачены все региональные подразделения компании
· Решение работает стабильно, без сбоев.
· Объемы цветной печати снизились на 25%
· Объемы Ч/Б печати снизились – на 20%
· Ощутимая совокупная экономия
· Система полностью окупилась за 2 квартала
Напоследок.
Совет от IT-директора «ЛУДИНГ» Ивана Василенко:
«На внутрикорпоративном портале мы завели ТОП сотрудников по объемам печати и показали каждому сотруднику стоимость его печати за предыдущие периоды – данная мера позволила избежать лишних эскалаций вопросов целесообразности печати и позволила значительно снизить объемы нецелевой печати вследствие повышения уровня личной ответственности пользователей».