DSM Group

Внедрение bpm’online sales в DSM Group: флагманский отраслевой проект по автоматизации бизнес-процессов и интеграции с 1С

Задачи:
  • Интеграция с 1С для быстрого выставления счетов клиентам
  • Контроль и структурирование работы подразделений компании
  • Автоматизация взаимодействия с клиентами
  • Получение аналитических данных по продажам и планирование дальнейшей работы на их основе
Решение:

bpm'online real estate

Преимущества:
  • Единая клиентская база в едином информационном пространстве, в котором работают все сотрудники компании
  • Увеличение скорости обработки заказов
  • Повышение качества обслуживания клиентов
  • Дополнительная прибыль бизнесу
Маркетинговое агентство DSM Group специализируется на исследованиях фармацевтического рынка, оказании рекламных услуг компаниям данной отрасли, а также организации и проведении конференций. Система управления качеством маркетинговых исследований компании отвечает международным стандартам ISO 9001:2015. Следуя в ногу со временем, DSM Group стремится постоянно совершенствовать процессы продаж и взаимодействия с клиентами.

«С ростом компании встал вопрос о контроле, структурировании работы подразделений компании, а также автоматизации взаимодействия с клиентами. В компании отсутствовал стандартизированный учет работы менеджеров по продажам. Процесс фиксирования взаимодействия с клиентами велся каждым менеджером индивидуально, с использованием разноплановых программ и средств. Перед нами встала задача по выбору решения, которое автоматизирует, оптимизирует все бизнес-процессы в нашей организации, позволит получать аналитические данные по продажам и на их основе планировать дальнейшую работу бизнеса. Функциональность системы должна была позволять провести синхронизацию с 1С».

Артем Капитульский,

директор департамента информационных
технологий DSM Group

В течение некоторого времени специалисты маркетингового агентства пользовались online-CRM-системой, которая не подошла компании из-за своей ограниченной функциональности. В процессе поиска оптимального для реализации задач компании ПО рассматривались несколько решений. Широкий функциональные возможности, положительные отзывы экспертов и клиентов компании позволили сделать выбор в пользу bpm’online sales.

bpm’online sales – система полного цикла с возможностью регистрации всех этапов работы с клиентом. Решение позволяет управлять длинными и полевыми продажами, заказами и счетами, продуктами и услугами, договорами, документооборотом, проектами. Система автоматизирует все бизнес-процессы в организации, создавая единое информационное пространство.

Внедрением системы занимались сертифицированные специалисты компании Aflex, имеющие большой опыт внедрения решений в различных отраслях и компаниях всех секторов бизнеса.

«На начальном этапе проекта внедрения сотрудники Aflex провели опрос, выяснили, как работают все наши бизнес-процессы, как выстроена работа внутри компании и происходит взаимодействие департаментов, в т.ч. с производством и бухгалтерией. На основании этого исследования был разработан план по улучшению процессов, детально проработаны все изменения. Далее все бизнес-процессы были перенесены в bpm’online sales, реализована интеграция с 1С»,рассказывает о ходе проекта Артем Капитульский.
«Следует отметить сложную специфику бизнеса DSM Group в части формирования продукта. Например, если это база данных, то, в зависимости от условий, параметров, критериев для каждого конкретного заказчика маркетинговое агентство формирует совершено уникальный продукт. Это достаточно сложный процесс, который непросто было встроить в bpm’online sales. Наши специалисты собрали и конкретизировали требования к системе, проанализировали процессы, постарались предложить наиболее выгодные и удобные для заказчика решения»,отмечает Олег Захаров, руководитель проектного офиса компании Aflex.
Основные пользователи системы – департаменты исследований, рекламы и производства. «Решение настроено таким образом, что отделы посылают через систему запросы в департамент производства. Далее заявки получает и распределяет администратор подразделения. Теперь с помощью bpm’online можно фиксировать время выполнения заданий, отслеживать этапы их реализации, делать аналитические выкладки»,отмечает директор департамента информационных технологий DSM Group

Специалисты Aflex провели для менеджеров DSM Group обучение по работе с системой. Пожелания сотрудников клиента, собранные во время образовательного процесса, были учтены во время адаптации системы.

«Благодаря внедрению системы заказчик получил единую клиентскую базу, единое информационное пространство, в котором работают все сотрудники компании, в том числе в части взаимодействия с клиентами. Реализованная интеграция с 1С позволила менеджерам DSM Group напрямую выставлять счета по проверенным клиентам, уже заведенным в единой базе. Выставленный счет автоматически попадает в 1С, бухгалтер компании может его провести и проконтролировать, а менеджер по продажам –отследить текущее состояние: оплачен счет частично или полностью, время его оплаты. Линейные руководители получают аналитическую информацию по всем этим процессам»,рассказывает Кирилл Жедринский, ведущий бизнес-консультант, аналитик компании Aflex.
«С внедрением bpm’online sales мы ожидаем улучшений в плане оптимизации работы департаментов компании, увеличения скорости обработки заказов. Обратная связь с клиентами будет проходить гораздо быстрее, потому что теперь мы можем фиксировать по времени сроки выполнения заявок. И на основе получившихся шаблонов прогнозировать время выполнения похожих запросов, тем самым, улучшая свою работу и качество обслуживания клиентов. Автоматизация бизнес-процессов освободит часть рабочего времени, благодаря чему мы сможем предоставлять нашим заказчикам более широкий спектр услуг. Важным преимуществом внедрения для нас является возможность строить аналитику, прогнозы по работе. Мы рассчитываем, что оптимизация бизнес-процессов, в конечном счете, принесет нашему бизнесу дополнительную прибыль»,говорит Артем Капитульский.
«Мы считаем это внедрение уникальным для данной отрасли. Проект является образцом того, как можно автоматизировать процесс формирования сложных отраслевых решений, а также провести интеграцию с ERP-системой. Улучшая свою работу и развивая продукты, оптимизируя взаимоотношения с клиентами, компания идет в ногу со временем. Данное внедрение – показатель современности и динамического развития DSM Group на рынке»,считает Олег Захаров.
«Интегратор в полном объеме выполнил все намеченные работы. Немаловажным аспектом сотрудничества стал налаженный канал общения: все возникающие вопросы решались в режиме конструктивного диалога. Большое значение для нас играет предоставленный компанией Aflex сервис технической поддержки: внедренный продукт нестандартный, и для нас очень важна обратная связь по возникшим вопросам. Хочу выразить благодарность проектной группе Aflex за профессионально проделанную работу»,отмечает Артем Капитульский, директор департамента информационных технологий DSM Group.