Aflex помогает Softline создавать электронный архив

Aflex помогает Softline создавать электронный архив:  система Kofax TotalAgility™ впервые внедрена в России

Softline – ведущий международный поставщик услуг и решений в сфере информационных технологий. Клиентами компании являются более шестидесяти тысяч частных и государственных организаций по всему миру. В 2015 году оборот Softline превысил 800 млн долларов, среднегодовой темп роста продаж за последние 10 лет составляет более 30%. Следуя в ногу со временем, компания выбирает лучшие ИТ-решения для развития бизнеса.
Softline – компания с большим потоком документации: в год сотрудники финансового департамента обрабатывают и подшивают около 500 тысяч документов. Накопившийся за несколько лет огромный бумажный архив располагается на больших площадях дорогостоящего офиса. Поиск и подбор документов в рамках постоянных аудиторских и налоговых проверок проблематичен и занимает несколько дней; нет уверенности в комплектности документов. Перед руководством финансового департамента встал вопрос о решении проблем, связанных с работой бумажного архива.
Рассказывает Оксана Осипычева, заместитель руководителя департамента финансового учета компании Softline: «Потребность в сокращении финансовых издержек на архив и оптимизации работы с ним стали основными факторами, повлиявшими на наше решение о необходимости перевода бумажного хранилища в электронный формат».

Перед командой проекта стояли задачи по уменьшению расходов на аренду площадей под архив, увеличению документооборота без привлечения дополнительных ресурсов, сокращению сроков предоставления документов в ИФНС и аудиторские организации, увеличению скорости обработки и архивирования документов.

Для решения вышеозначенных вопросов, в первую очередь, требовалось внедрение системы сканирования и распознавания документов для дальнейшего их переноса в 1С. В результате анализа имеющихся на рынке систем выбор был остановлен на Kofax TotalAgility™ как решении, максимально отвечающем всем поставленным целям. Партнером по интеграции программного обеспечения в Softline стала компания Aflex, мастер-дистрибьютор Kofax в России.

«Kofax TotalAgility™ – не просто система распознавания документов, это решение, с помощью которого можно выстраивать бизнес-процессы (BPM-решение), цепочку движения документа внутри организации: согласование, проверка комплектности, запрос недостающих документов и т.д. И все это – в автоматическом режиме. Kofax TotalAgility™ – решение с большими внутренними возможностями, которые, уверен, будут востребованы в Softline»,считает Николай Крюков, руководитель направления Kofax компании Aflex.

Специалисты Aflex осуществили следующие работы:

  • провели обследование ИТ-инфраструктуры заказчика, подготовили техническое задание, внедрили в ИТ-среду клиента решение Kofax Total Agility, завели список пользователей;
  • настроили права доступа, логику классификации и распознавания для всех видов финансовых документов, источники данных (сетевые папки), экспорт полученных данных для занесения в 1С;
  • разработали инструкции для обучения пользователей работе в Кofax.
«Особо хочется отметить, что этот проект – первое внедрение Kofax TotalAgility на территории РФ. Данный класс решения обладает высоким потенциалом, и мы рассчитываем, что многие российские компании по достоинству его оценят», – отмечает Виктор Горюнов, инженер компании Aflex.

Интеграция и тестирование системы Kofax заняли порядка четырех месяцев. Пять сотрудников архивного отдела финансового департамента прошли обучение и начали успешно работать с системой.

Процесс создания электронного архива выглядит следующим образом:

Пачка из 30-40 документов загружается в сканер, далее отсканированные документы попадают в папку сотрудника для распознавания и обрабатываются на компьютере с помощью системы Kofax.
Решение распознает следующие типы финансовых документов: товарная накладная, акт приема-передачи прав, акт оказания услуг, счет-фактуры, счета на оплату.
Затем документы индексируются: производится сверка физического документа с его электронной копией, определяются основные параметры документа: номер, дата, сумма, валюта. После прохождения валидации в программе Kofax пакет документов попадает в 1С.
«Раньше документы сразу после получения разбирались и подшивались в архив, без идентификации по датам поступления, что затрудняло их поиск. Сейчас информация о месте нахождения оригинала документа – номер папки – зашивается в файл скана документа и видна в документах 1С»,рассказывает Оксана Осипычева.

В настоящий момент внедрено распознавание и прикрепление девяти видов финансовых документов, налаживаются процессы маршрутизации документов от Kofax до 1С, в тестовом режиме распознано и привязано в 1С девяносто тысяч документов.

При использовании Kofax ежемесячно в финансовом департаменте Softline сканируется и сохраняется 24-30 тысяч электронных копий документов. В ручном режиме архивирование было на уровне 12-15 тысяч в месяц. Поиск и подбор документов в рамках аудиторских и налоговых проверок занимал несколько дней, сейчас это время сократилось до 1-2 часов.

«Несмотря на то, что мы недавно завершили этап тестирования, уже сейчас можно сказать, что система Kofax справляется с задачей, работает корректно, вопросов по работе с ней не возникает. По нашим подсчетам, экономия в целом по проекту составит порядка двух миллионов рублей в год, в том числе, в три раза сокращаются расходы на аренду площадей под архив. Скорость по обработке и архивированию документов увеличивается на 100%, в разы уменьшается время на поиск и подбор документов для аудиторских организаций.

В наших дальнейших планах – составление технического задания на оцифровку новых типов документов системой Kofax и помещение их в электронный архив, а также распространение архива на следующие подразделения группы компаний: управление персоналом, департамент логистики, юридическое управление.

В перспективе, мы планируем интегрировать Kofax с системой электронного документооборота, для распознавания как уже накопленного массива документов, так и вновь поступающих документов в формате PDF, с дальнейшим занесением данных в карточки документов в электронный архив»,
говорит заместитель руководителя департамента финансового учета компании Softline.